INFORMATIONS RELATIVES À LA PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Le présent document vous informe sur la manière dont Le Groupe VYV, en sa qualité de responsable de traitement, traite vos données personnelles dans le contexte du site Portail famille https://portailfamillevyv.hoptis.com (ci-après le « Site »).

Objet du Site :

Le portail famille est une application Web directement connectée à l’ensemble des bases de données installées qui va permettre aux parents de se pré-inscrire et suivre son dossier au fil du temps. Il gère des relances automatiques obligeant les parents à réactualiser leurs demandes sous peine de voir leurs demandes être rejetées

Après l’inscription de l’enfant, il va permettre de faire des réservations d’heures complémentaires, de visualiser l’actualité de la crèche, de transmettre des documents (certificats médicaux, ...), de visualiser leurs factures…

Finalités des traitements

Dans le cadre de l’utilisation du Site, vos données personnelles seront traitées par Le Groupe VYV pour :

  1. Pour gérer le dossier de votre enfant.
  2. Pour accéder à votre espace personnel, permettre la préinscription de votre enfant au sein d’une structure, transmettre des pièces justificatives nécessaires à la réalisation du contrat…
  3. Pour gérer les demandes de contact via les formulaires disponibles sur le Site : le traitement de vos données personnelles est dans ce cadre fondé sur votre consentement. Le traitement desdites données est nécessaire à l’utilisation du formulaire de contact proposé par le site. La non-fourniture des données a pour conséquence de ne pas permettre l’exploitation de votre message.
  4. Pour recueillir votre avis s’agissant de la qualité des services et produits proposés, dans notre intérêt légitime à vous offrir la meilleure qualité possible de service.
  5. Pour que nous puissions élaborer des statistiques relatives à l’utilisation du Site, dans notre intérêt légitime à vous fournir une plateforme fonctionnelle et stable et répondant à vos besoins.
  6. Pour assurer le traitement et le suivi de l’exercice de vos droits dans le respect de la réglementation sur la protection des données personnelles.
  7. Pour analyser votre activité sur le Site via des cookies : selon la finalité du cookie, nous pouvons fonder ces traitements soit sur votre consentement, soit sur notre intérêt légitime. Pour plus de précisions, vous pouvez consulter la Notice Gestion des cookies.

Lorsque le traitement est réalisé sur la base de votre consentement, vous avez la possibilité de retirer votre consentement. Le retrait du consentement engendrant l’interruption de l’accès aux prestations concernées.

Destinataires de vos données personnelles

En raison de leurs fonctions et dans la limite de leurs attributions respectives, vos données personnelles sont destinées, le cas échéant, aux services internes habilités au sein du Groupe VYV et du personnel de la structure accueillant votre enfant ; aux prestataires en charge des traitements de vos données personnelles notamment VYV3 IT et Hoptis en qualité de sous-traitants, agissant selon les instructions du Groupe VYV ;

Vous êtes aussi informé que conformément aux lois et réglementations en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises aux autorités compétentes, à leur demande, en leur qualité des Tiers Autorisés.

Durées de conservation 

Vos données personnelles sont conservées pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la réglementation en vigueur.  

Le tableau ci-dessous décrit les durées de conservation par finalités de traitement, telles que décrites au paragraphe ci-dessus.

Finalité de traitement

Durée de conservation

  1. Gestion du dossier de votre enfant

Si hors données de santé, 5 ans de conservation après la date de fin de contrat (famille, enfant, partenaires)

Si données de santé gérées, 10 ans de conservation après la date de fin de contrat (enfant uniquement)

  1. Gestion espace personnel

Trois (3) ans après la dernière connexion

  1. Formulaire de contact

Temps de traitement de la demande

  1. Enquêtes de satisfaction

Temps de traitement de l’enquête ou du sondage

  1. Elaboration de statistiques

Temps de traitement de l’élaboration des statistiques (données anonymisées)

  1. Exercice de vos droits

Temps de traitement de la demande

  1. Utilisation des cookies

Cf notice cookies

Par ailleurs, le Groupe VYV est aussi amené à conserver, en archive, certaines de vos données personnelles en vue d’être en mesure de répondre à ses obligations légales et à toute action en justice, et ce pendant la durée de prescription prévue par la législation applicable.

Vos droits relatifs à la protection des données personnelles

Vous disposez d’un droit d’accès aux données personnelles vous concernant, du droit d’en demander la rectification, l’effacement ou la portabilité, ainsi que du droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, de retirer votre consentement et de définir des directives sur le sort de vos données après votre mort, le cas échéant.

Vous avez également la possibilité de vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime du Groupe VYV.

Ces droits peuvent être exercés en contactant :

Le Chief Privacy Officer (CPO) de VYV3 à l’adresse cpo@vyv3.fr ou par voie postale : CPO VYV3 - 29 rue Auguste Gautier – 49100 Angers.

Un justificatif d’identité pourra éventuellement vous être demandé.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Modification de l’information données personnelles

Le présent document peut être amené à évoluer, afin d’assurer une information adéquate sur les traitements.

Edition Janvier 2022.